в начало
Наверх
       Сфокусируйтесь на главном, об остальном позаботимся мы!
8-812-24-013-24 8-812-24-013-24 закажите звонок
Пн - Пт: 9:00 - 18:00 Сб - Вс: Выходной

Архивация документов в организации

Архивация документов в организации
 

Организации за длительный период своей работы накапливают множество документов, которые подлежат обязательному хранению. Необходимость данного хранения подчёркивается законом РФ. Поскольку от способа хранения зависит то, в каком состоянии будут документы, и не потеряются ли некоторые из них, организации осуществляют архивацию документов.



 

Сколько хранятся документы в архиве?


Сроки хранения документов варьируются в зависимости от их типов. Самый маленький срок составляет 1 год, самый большой – 75 лет.
 

Архивные короба для хранения документов организации
В первую очередь, следует упомянуть документы по составу организации. Они делятся на следующие типы:
 

 

  • Те, которые появились до 2003 г. – хранятся 75 лет;
  • Появившиеся после 2003 г. – хранятся 50 лет.


Далее, нужно выделить документы по охране труда. Сроки их хранения различаются следующим образом:
 

  • Те, которые составляют перечень работников, находящихся в тяжёлых условиях труда – 75 лет;
  • Документы о профзаболеваниях – 75 лет;
  • Фиксирующие несчастные случаи на производстве – 45 лет;
  • Инструктаж по технике безопасности – 10 лет.


Наконец, отметим документы по отчётности:
 

  • Бухотчётность за год – 5 лет;
  • Отчётность в ФСС и ПФР – от 50 до 75 лет.


Правила хранения документов

 

Чтобы обеспечить сохранность документов, необходимо соблюдать следующие правила их хранения:
 

  • Во-первых, организация должна гарантировать, чтобы условия хранения были безопасными;
  • Во-вторых, место хранения бухгалтерской и налоговой документации выбирает сама организация, законодательство этот пункт не регламентирует;
  • В-третьих, осуществление архивации не является обязанностью, организация сама решает, хранить документы таким образом, или нет;
  • В архиве организации должны быть расположены документы, которые принадлежат Архивному фонду и документы, сроки хранения которых равны или превышают 10 лет.

Архивация документов в организации

Архивные короба


Организации размещают документы в архивах и используют специальное оборудование для хранения. Среди него – специальные стеллажи, шкафы, которые должны располагаться на определённом расстоянии друг от друга, от стен, потолков. Внутри них располагаются архивные короба, в которых и хранятся документы. Архивные короба бывают следующих видов, которые имеют свои особенности:
 

  • Универсальные (могут иметь крышку, используются в стеллажных конструкциях);
  • Горизонтальные (для длительного хранения);
  • Закрытые (для хранения без использования стеллажей).

Широкий выбор архивных систем, представлен в каталоге архивных коробов.

Таким образом, организация хранения документов – это отдельный процесс, который требует внимательного и ответственного подхода к нему.

К списку новостей

Закрыть


Офис-Менеджер: контакты - как до нас добраться

Закрыть

Хотите получить бесплатную доставку?

Дополните Ваш заказ до 3000 рублей и
мы привезем его Вам бесплатно!

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ