Каталог
Архивация документов в организации
Организации за длительный период своей работы накапливают множество документов, которые подлежат обязательному хранению. Необходимость данного хранения подчёркивается законом РФ. Поскольку от способа хранения зависит то, в каком состоянии будут документы, и не потеряются ли некоторые из них, организации осуществляют архивацию документов.
Сколько хранятся документы в архиве?
Сроки хранения документов варьируются в зависимости от их типов. Самый маленький срок составляет 1 год, самый большой – 75 лет.
В первую очередь, следует упомянуть документы по составу организации. Они делятся на следующие типы:
- Те, которые появились до 2003 г. – хранятся 75 лет;
- Появившиеся после 2003 г. – хранятся 50 лет.
Далее, нужно выделить документы по охране труда. Сроки их хранения различаются следующим образом:
- Те, которые составляют перечень работников, находящихся в тяжёлых условиях труда – 75 лет;
- Документы о профзаболеваниях – 75 лет;
- Фиксирующие несчастные случаи на производстве – 45 лет;
- Инструктаж по технике безопасности – 10 лет.
Наконец, отметим документы по отчётности:
- Бухотчётность за год – 5 лет;
- Отчётность в ФСС и ПФР – от 50 до 75 лет.
Правила хранения документов
Чтобы обеспечить сохранность документов, необходимо соблюдать следующие правила их хранения:
- Во-первых, организация должна гарантировать, чтобы условия хранения были безопасными;
- Во-вторых, место хранения бухгалтерской и налоговой документации выбирает сама организация, законодательство этот пункт не регламентирует;
- В-третьих, осуществление архивации не является обязанностью, организация сама решает, хранить документы таким образом, или нет;
- В архиве организации должны быть расположены документы, которые принадлежат Архивному фонду и документы, сроки хранения которых равны или превышают 10 лет.
Архивные короба
Организации размещают документы в архивах и используют специальное оборудование для хранения. Среди него – специальные стеллажи, шкафы, которые должны располагаться на определённом расстоянии друг от друга, от стен, потолков. Внутри них располагаются архивные короба, в которых и хранятся документы. Архивные короба бывают следующих видов, которые имеют свои особенности:
- Универсальные (могут иметь крышку, используются в стеллажных конструкциях);
- Горизонтальные (для длительного хранения);
- Закрытые (для хранения без использования стеллажей).
Широкий выбор архивных систем, представлен в каталоге архивных коробов.
Таким образом, организация хранения документов – это отдельный процесс, который требует внимательного и ответственного подхода к нему.