Номенклатура дел в организации

Операционная деятельность любой организации предполагает накопление внушительной массы важных бумаг. Номенклатура дел позволяет систематизировать эту хаотичную массу, ускорить поиск и доступ к любому документу при необходимости. Номенклатура дел распространена на крупных предприятиях со сложной структурой. Маленькие компании используют этот документ, если возникает такая потребность.

Какую роль играет номенклатура в документообороте

Все документы, имеющие отношение к предприятию, сортируются по отдельным папкам с названием «Дело» и индивидуальными номерами. Номенклатура фиксирует и распределяет папки. В документ также добавляется информация о сроках хранения бумаг и количестве томов.

Используя номенклатуру дел, предприятие достигает следующих целей:

1. Организует учета всех дел в компании.
2. Группирует «дела» по фильтрам (тип, принадлежность к отделу и т.д.).
3. Обеспечивает сохранность и быстрый поиск любой бумаги по запросу.
4. Формулирует четкие требования к формированию дел.

Какие дела можно включать в номенклатуру

Здесь могут регистрироваться все дела, которые имеют отношение к деятельности головного офиса компании или ее филиалам. Это учредительные бумаги, инструкции, приказы и другие документы. Книги и журналы учета, заявления сотрудников, деловую переписку между отделами в номенклатуру дел включать не нужно.

В номенклатуре, чаще всего, несколько разделов. Основной раздел включает подробный перечень учредительной документации и бумаги, связанные с регистрацией компании.

Как составлять и оформлять номенклатуру дел

Документ составляется ежегодно, в конце отчетного периода. Его ведением занимается делопроизводитель, секретарь, работник отдела канцелярии, архива или кадров. После составления номенклатура утверждается руководителем компании.

Унифицированная форма документа отсутствует, поэтому правила его составления регламентируются в частном порядке. Тем не менее, наличие следующих сведений считается обязательным:
 

• наименование организации;
• дата и номер составления;
• список документов;
• подписи ответвленных сотрудников;
• количество томов дела;
• вид ведения дела (бумажный или электронный).

Вести документ можно вручную или печатном виде, а оформляется он на листах формата А4 или фирменных бланках предприятия. Номенклатура дел имеет только один экземпляр. После утраты актуальности он переносится в архив.